Bản tin VIVA ONLINE

Chia sẻ các kiến thức về Viva Online, kinh nghiệm quản lý bán hàng, sử dụng VIVA để quản lý khách hàng và thúc đẩy doanh số!

Cứ nghĩ quản lý thực phẩm bằng Excel là đủ, ngờ đâu lại chứa đựng một loạt rủi ro cho cửa hàng mà chỉ người kinh doanh lâu năm mới hiểu rõ. Những rủi ro đó là gì? Biện pháp khắc phục ra sao? Hãy cùng Viva làm rõ vấn đề này.

1. Quản lý kho hàng mất thời gian

Càng đến gần những ngày nghỉ lễ, tết, đặc biệt là cuối năm nhu cầu thực phẩm gia tăng. Vì vậy, các dịp đó là thời điểm vô cùng bận rộn đối với chủ kinh doanh, khi một ngày phải quản lý quá nhiều đơn đặt hàng, hoạt động xuất kho/nhập kho theo đó cũng gia tăng đáng kể.

Mặc dù chủ cửa hàng có thể lưu trữ thông tin sản phẩm cũng như tình trạng kho hàng khá chi tiết nhưng bạn sẽ vô cùng mất thời gian khi ngồi nhập dữ liệu từng mã hàng, đơn hàng, từng lạng hàng. Tất cả phải lưu thành sheet riêng hoặc file riêng, mỗi lần tìm kiếm sẽ vô cùng mất thời gian. Chưa kể, dung lượng các file Excel này sẽ khá lớn nếu bạn có quá nhiều mã hàng hoặc danh sách khách hàng lớn, mỗi khi mở file để thao tác có thể đơ máy, mất dữ liệu vì chưa kịp lưu thông tin.

Đối với mặt hàng thực phẩm, nếu kiểm soát không kỹ càng tồn kho có thể gây ra tình trạng cháy hàng mà không kịp theo dõi để nắm bắt tình hình và nhập kho, sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu cũng như uy tín của cửa hàng. Vì nhiều mặt hàng, chủ kinh doanh thường đặt ở nhiều nơi, do đó nếu muốn quản lý một cách tập trung, có hệ thống trong cùng một cửa hàng bằng file Excel sẽ vô cùng bất tiện.

Đặc biệt, hàng hóa nhập vào thường là từng kiện hàng, nhưng khi bán ra lại là từng lạng (0.07kg, 1,34kg…), do đó việc theo dõi số lượng hàng hóa trong kho bằng file Excel nếu không cẩn thận và chi tiết rất dễ nhầm lẫn.

Phần mềm quản lý bán hàng Viva quản lý kho hàng thực phẩm

2. Không kiểm soát được thất thoát hàng hóa

Theo thống kê, nếu sử dụng sổ sách hoặc Excel chủ cửa hàng có thể bị thất thoát từ 30 - 50% hàng hóa. Vì Excel không có khả năng phân quyền cho nhân viên, do đó nhân viên rất dễ dàng gian lận vào những mục đích khác nhau. Để kiểm tra và đối chiếu lại, chủ cửa hàng sẽ mất rất nhiều thời gian. Đặc biệt, Excel không lưu lịch sử các bước thao nhập nhập dữ liệu, do đó chủ cửa hàng thực phẩm nhiều khi muốn kiểm tra xem ai là người làm thất thoát hàng hóa cũng phải bó tay.

Ví dụ: khi một nhân viên nhập đơn hàng vào Excel, nhưng nhân viên khác sau đó cùng sử dụng file đó để nhập đơn hàng tiếp theo, nhưng có sai sót về số lượng, giá cả để đầu cơ trục lợi bằng cách sửa các đơn hàng trước đó để bù đắp vào đơn hàng của mình. Thì chỉ khi kiểm kho thấy sai sót với thực tế, chủ kinh doanh phải lật lại từng hóa đơn và đối chiếu vô cùng mất thời gian.

3. Không có chức năng tự động báo cáo kinh doanh

Quản lý thực phẩm bằng Với Excel để tính toán chi phí giá vốn và doanh số từng thời điểm phải dùng nhiều hàm và cấu trúc khá rắc rối, phức tạp. Chỉ cần nhầm một bước, kết quả tính toán kinh doanh cũng có thể sai lệch. Những báo cáo này chỉ thường tổng hợp vào cuối tuần, cuối tháng hoặc cuối kỳ sẽ rất khó để theo dõi hết được chi phí hàng hóa, lợi nhuận, các chi phí phát sinh … Nếu muốn theo dõi chi tiết hoạt động kinh doanh, chủ kinh doanh bắt buộc phải thường xuyên túc trực tại cửa hàng thực phẩm.

4. Quản lý trọng lượng dễ nhầm lẫn

Vì kinh doanh thực phẩm, số lượng hàng hóa bán ra lúc là từng cân, lúc từng lạng nên tình trạng nhân viên nhập tay hoặc ghi chép rất dễ nhầm lẫn. Chưa kể, không ít khách hàng mua nhiều loại mặt hàng thực phẩm khác nhau hoặc bổ sung hoặc đổi hàng, nên việc quản lý lịch sử giao dịch, cộng trừ trọng lượng thực phẩm sẽ rất khó khăn. Nếu nhập bằng tay vào excel không chính xác sẽ gây tổn thất không nhỏ cho cửa hàng.

5. Không bảo mật dữ liệu

Vì file Excel được lưu trên máy tính, do đó không tránh khỏi nguy cơ bị virus, tải qua tải lại giữa các máy gây lỗi file, tài liệu cũng dễ bị đánh cắp. Nếu trường hợp máy tính đang dùng bị ngắt điện, lỗi ổ cứng, lỗi phần mềm có thể gây mất dữ liệu của toàn bộ cửa hàng thực phẩm. Bạn có thể mất thông tin nhà cung cấp, thông tin hàng hóa, tồn kho, dữ liệu về bán hàng và doanh thu, mà còn có thể mất cả thông tin khách hàng. Nếu bên ăn cắp có ý đồ xấu mạo danh và bôi nhọ cửa hàng, bạn sẽ gặp rất nhiều rắc rối về uy tín và lợi nhuận.

BIỆN PHÁP:

Hiện nay, thay vì quản lý thực phẩm bằng Excel, nhiều cửa hàng đã đổi sang phương pháp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng với nhiều ưu điểm vượt trội:

  • Tiết kiệm 50% thời gian quản lý hàng hóa, nhập hàng, tính tiền. Phần mềm có chức năng đọc mã vạch hoặc cân hàng hóa trực tiếp trên phần mềm,  tính toán hóa đơn bán hàng vô cùng nhanh chóng.
  • Kiểm kho, tính toán doanh thu và lợi nhuận theo ngày tại một chi nhánh hoặc trên cả toàn bộ hệ thống chi nhánh. Chủ kinh doanh cũng có thể điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác vô cùng đơn giản theo từng nhu cầu của khách hàng vào các thời điểm khác nhau
  • Chủ kinh doanh thực phẩm còn có thể phân quyền bán hàng cho từng nhân viên, theo dõi lịch sử giao dịch, doanh thu của từng nhân viên ở bất kỳ đâu mà không cần có mặt tại cửa hàng, giảm trên 3h phải có mặt ở cửa hàng mỗi ngày, giúp chủ kinh doanh tiết kiệm được từ 30 - 50% chi phí thuê thêm nhân viên.
  • Quản lý trọng lượng hàng bán ra nhập về chi tiết đến từng lạng hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng Online Viva chuyên biệt cho ngành hàng thực phẩm hỗ trợ quý khách hàng giải quyết mọi bài toàn vướng mắc khi quản lý của hàng thực phẩm bằng excel.

Chi tiết liên hệ: 0911.259.900 hoặc đăng ký trải nghiệm thật tại đây