Những sai lầm trong quản lý đơn hàng online có thể khiến cửa hàng của bạn phải trả giá bằng tiền mặt mỗi ngày. Từ thất thu tiền thu về đến mất mát hàng hóa, chưa kể đến việc chủ shop mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng không hiệu quả. Dưới đây là 4 sai lầm phổ biến, nếu gặp phải 1 trong 4 điều này bạn nhất định phải thay đổi.
1. Chỉ phụ thuộc vào một đối tác giao hàng
Rất nhiều shop bán hàng online vẫn giữ thói quen chỉ làm việc với một đối tác giao hàng duy nhất vì ngại thay đổi, khó khăn trong việc kết nối hay mở nhiều tài khoản với các hãng vận chuyển khác nhau. Việc chọn hãng vận chuyển cố định này sẽ gây ra cho bạn rất nhiều bất lợi như:
- Bị phụ thuộc vào chính sách vận chuyển của hãng
- Chậm trễ giao hàng cho khách
- Không kiểm soát, không có sự so sánh giá cả, nhiều đơn hàng bị hãng báo giá cao hơn so với mặt bằng chung. Dẫn đến buộc phải thu phí ship của khách cao hơn, mất khách hoặc phải chịu lỗ phí ship hàng hóa,..
Kinh nghiệm quản lý đơn hàng online là bạn nhất thiết nên làm việc với nhiều hơn một hãng vận chuyển để có sự so sánh giá cả, tránh trường hợp bị thu phí ship với giá đắt hoặc chờ đợi lâu hàng không đến tay khách. Làm việc với nhiều hãng vận chuyển cũng là cho chính shop của mình quyền được chọn lựa, nếu hãng nào không đảm bảo uy tín bạn hãy gửi khiếu nại và có quyền cắt bỏ.
2. Chủ quan trong quản lý đơn hàng online
Sai lầm thứ hai có thể kể đến là việc lơ là, chủ quan trong quản lý đơn hàng online. Người chủ có thể triển khai nhiều kênh bán khác nhau như Facebook, Zalo, Instagram, sàn thương mại điện tử,.. nhưng không thống kê được liên tục, thiếu sự kiểm đếm hàng hóa dẫn đến thất thoát hàng hóa.
Kể cả đối với những shop lớn về offline nhưng khi chuyển sang bán hàng online vẫn mắc phải sai lầm này. Sự chủ quan trong quản lý đơn hàng online khi thuê người bán và thụ động chờ báo cáo từ nhân viên, bị nhân viên rút lõi, bán hai báo cáo một hoặc ăn chặn khuyến mãi đáng lẽ khách được hưởng.
Kinh nghiệm quản lý đơn hàng online là dù bán trên kênh nào, có thuê bao nhiêu nhân viên đi chăng nữa thì người chủ cũng cần theo dõi sát sao các chỉ số như: Lượng hàng hóa tồn kho, số lượng tồn từng mặt hàng theo ngày, biến động doanh thu, chương trình khuyến mãi,..
3. Quản lý đơn hàng online bằng cách thủ công
Sai lầm thứ 3 chính là quản lý đơn hàng online theo kiểu thủ công. Tức là quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng nhiều file excel hoặc file google driver. Điều này khiến chủ shop mất rất nhiều thời gian để tổng hợp số liệu, hơn nữa các số liệu này luôn diễn ra sau khi hàng hóa đã xuất bán trong ngày. Nhược điểm không kịp thời update số liệu lập tức của kiểu quản lý thủ công này chính là kẽ hở để xảy ra các hiện tượng thất thoát kể trên.
Quản lý kiểu thủ công cũng khiến chủ shop mất rất nhiều thời gian và có nguy cơ gây nhầm lẫn cao. Nếu đã chuyển đổi bán hàng online thì lời khuyên dành cho các chủ shop là chúng ta cũng cần thay đổi cách quản lý đơn hàng online, sử dụng các phần mềm để quản trị thay vì kiểu truyền thống kém hiệu quả.
4. Không kỹ lưỡng trong việc đối soát COD
Chắc hẳn đây là phần việc gây ám ảnh đối với nhiều chủ shop kinh doanh buôn bán trên nền tảng online. Đối soát COD (hình thức giao hàng trước nhận tiền sau, nhờ đơn vị vận chuyển hàng hóa thu hộ) gây rất nhiều sự nhầm lẫn và có cả việc mất tiền.
Các câu hỏi hay xảy ra là:
- Vì sao bán được hàng mà lại không thấy tiền đâu?
- Vì sao tiền về nhưng lại thiếu, chênh lệch giữa nhà bán hàng và đơn vị vận chuyển,.
Quản lý đơn hàng online không thể bỏ qua bước đối soát COD, chủ shop nên tự mình kiểm tra từng đơn hàng với các đơn vị vận chuyển, hỏi rõ lý do vì sao không thu được tiền trong từng trường hợp cụ thể. Nếu có sự chênh lệch thì cần phản hồi ngay vì đây là quyền lợi của mình. Đối với shop chưa có kinh nghiệm đối soát hoặc làm việc với quá nhiều đơn vị vận chuyển thì việc đối soát sẽ trở nên khó khăn hơn nếu không có các công cụ hỗ trợ.
Hiện nay, hàng trăm nghìn nhà bán hàng online đã sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online của KiotViet để giúp quản lý hàng hóa, báo cáo doanh thu biến động mọi lúc mọi nơi, kết nối nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc và hỗ trợ cả công việc đối soát COD hộ cửa hàng. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet giúp chủ shop giảm tải ¾ gánh nặng quản lý, bán hàng online trở nên dễ dàng và cực kỳ đơn giản. Tham khảo ngay nhé!!