Một trong những vị trị cực kỳ quan trọng của một cửa hàng không chỉ làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà còn khiến cho khách hàng có những ấn tượng xấu về doanh nghiệp. Phát hiện và ngăn ngừa những thủ thuật gian lận của nhân viên bán hàng chính là việc giúp cửa hàng, doanh nghiệp của bạn tồn tại và phát triển bền vững.
Gian lận tại quầy thu ngân luôn là vấn đề nhức nhối và khó loại trừ của các chủ doanh nghiệp tại Việt Nam. Thế nhưng, không phải khó mà chúng ta bỏ qua. Sự phát triển của công nghệ và như cầu kiểm soát cao dẫn đến, Có cung ắt có cầu, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã đưa ra các giải pháp để giúp giải quyết vấn đề gian lận của nhân viên bán hàng cực hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh và làm an tâm hơn cho các chủ doanh nghiệp. Dưới đây DTC cung cấp cho bạn 10 kiểu gian lận tại quầy thu ngần mà nhiều cửa hàng khó tránh khỏi
1. Nhân viên thu ngân quên không lưu và in hóa đơn.
- Hành vi: Khách đến mua hàng và thanh toán, nhân viên thu ngân thu đủ tiền hàng của khách nhưng không tạo hóa đơn bán lẻ trên phần mềm quản lý bán hàng, đồng thời không in hóa đơn để đưa cho khách. Chiêu trò này thường được thực hiện với những khách hàng dễ tính, không cần nhận lại hóa đơn, rong các tiệm tạp hóa nhỏ. Theo đó, phần tiền được thu sẽ không được ghi vào hệ thống. Số tiền này bị thu ngân biển thủ, và tạo nên mất mát cho cửa hàng.
Lưu ý: trường hợp gian lận này có thể mở rộng bằng cách: thu ngân sửa lại phiếu tính tiền sau khi thu tiền của khách, thu ngân in lại phiếu tính tiền cho khách, Thu ngân đánh thừa số lượng hàng hóa trong phiếu tính tiền, hóa đơn được chiết khấu nhưng vẫn thu đủ tiền khách, gộp nhiều hóa đơn bán lẻ thành 1 phiếu nhằm sử dụng các chương trình chiết khấu
- Giải pháp:
+ Gắn trách nhiệm của nhân viên kho và nhân viên bán hàng để theo dõi lẫn nhau (nếu hàng hóa bị hao hụt thì trách nhiệm được quy cho nhân viên kho hoặc bán hàng hoặc cả 2)
+ Gắn camera theo dõi, buộc nhân viên bán hàng phải tạo, lưu và in hóa đơn khi bán hàng cho khách.
+ Với những cửa hàng lớn, có thể thuê bảo vệ ở cửa ra vào, yêu cầu khách trình hóa đơn và hàng mới cho ra (cách này đang được các hệ thống siêu thị và cửa hàng điện máy áp dụng, rất hiệu quả).
+ Dán thông báo trước quầy thu ngân, đề nghị khách hàng phải lấy phiếu tính tiền và kiểm tra lại phiếu sau khi thanh toán.
+ Phần mềm cần đưa ra báo cáo thống kê xem thu ngân nào hay hủy phiếu, vào những lúc nào, số tiền bao nhiêu để có biện pháp theo dõi các nghi ngờ. Những nhân viên thường hay hủy phiếu tính tiền sẽ bị đặt dưới diện nghi vấn.
+ Phần mềm cần được phân quyền, không cho phép nhân viên thu ngân sửa, xóa phiếu hoặc in thêm phiếu
+Với những đơn hàng giá trị lớn cần có bộ phần chăm sóc và gọi điện xác thực lại
2. Nhân viên thu ngân đánh thiếu số lượng hàng hóa trong phiếu tính tiền
- Hành vi: Khi khách hàng mua và thanh toán, nhân viên thu ngân đánh số lượng hàng hóa ít hơn so với số lượng mà khách hàng đã chọn ra. Kết quả là khách hàng phải trả tiền ít hơn so với số tiền phải trả. Chiêu trò này thường áp dụng những khách hàng này là người thân, người quen của thu ngân.
Mở rộng chiêu trò: thu ngân đánh phiếu nhận hàng bán bị trả lại mà thực tế không trả lại hàng
- Giải pháp:
+ Cần có người kiểm tra giám sát công việc của thu ngân
+ Cần có quy định về việc quét mã vạch hàng hóa, ví dụ như tất cả các hàng hóa đều phải đi qua máy quét mã vạch, cần đặt máy quét mã vạch ở vị trí dễ trông thấy để tránh tình trạng cho hàng vào giỏ mà không đi qua máy quét.
+ Kết hợp với camera giám sát để phát hiện ra việc thu ngân quét mã vạch sai quy định.
+ Cần có quy định thu ngân không được phép giữ tiền trong người, khi hoàn tất phiên thu ngân thì phải giao toàn bộ tiền trong quầy cho thủ quỹ.
+ Cần có quy định về việc nhận hàng bán bị trả lại, đảm bảo cho việc kiểm tra và giám sát các giao dịch này
+ Chương trình phần mềm cần phân quyền sao cho thu ngân không thể biết được số tiền hiện có trong quầy của mình, ngoài ra, có thể phân quyền sao cho nhân viên thu ngân không thể lập phiếu trả lại, còn nếu như có trường hợp trả lại thì người trưởng ca thu ngân có thể dùng thẻ cá nhân để mở thêm quyền cho thu ngân, nhưng chỉ có hiệu lực cho 1 giao dịch.
+ Cần có bộ phận kiểm tra các thao tác của thu ngân bằng camera giám sát.
+ Phần mềm cần đưa ra được các báo cáo thông kê về các hành động của thu ngân (so sánh tần suất các giao dịch nhận hàng bán bị trả lại của các nhân viên với nhau, giữa các khoảng thời gian khác nhau).
3. Thu ngân quẹt thẻ khách hàng bằng thẻ của mình
- Hành vi: Khi bán hàng cho khách, nhân viên thu ngân quẹt thẻ của mình. Theo đó, toàn bộ doanh thu bán hàng cho khách được ghi nhận cho thu ngân. Việc quẹt thẻ này không gây thiệt hại trực tiếp cho cửa hàng tại thời điểm bán hàng, nhưng việc tích lũy doanh số trong thẻ của nhân viên, nhân viên dùng thẻ này để nhận được các chiết khấu khi mua hàng sau này, hoặc khách hàng lại không được tích điểm và nhận ưu đãi nếu có chương trình (áp dụng với các doanh nghiệp cung cấp các mặt hàng cao cấp hoặc chương trình chiết khấu cao)
Mở rộng chiêu trò gian lận: nhân viên thu ngân nhớ mã thẻ khách hàng và tự động mua hàng rồi áp thông tin khách hàng VÀO (áp dụng cho các khách hàng VIP), thu ngân nhân thanh toán bằng phiếu quá tặng cho khách hàng (đã hết hạn- chưa phát hành), lạm dụng các chương trình chiết khấu, tích điểm cho người thân hoặc người quen
- Giải pháp:
+ Sử dụng hệ thống Camera giám sát, chụp ảnh khách hàng đến mua hàng
+ Phần mềm cần phải thống kê các hành động quẹt thẻ, đánh giá số tiền bán hàng có quẹt thẻ của nhân viên thu ngân, thống kê tần suất quẹt thẻ theo từng nhân viên thu ngân, theo từng khoảng thời gian, phần mềm tự động hủy các chương trình hết hạn cho khách hàng.
+ Trên phiếu tính tiền in ra cần ghi rõ số thẻ khách hàng, đồng thời, để nghị khách hàng kiểm tra phiếu trước khi rời quầy. Nếu thấy các thông tin bất thường trên phiếu, có thể gọi nhân viên kiểm soát. Hành động tố cáo các biểu hiện bất thường của thu ngân sẽ được thưởng nhằm khuyến khích khách hàng kiểm tra công việc của thu ngân, vừa đảm bảo quyền lợi của khách hàng, vừa kiểm soát được công việc của thu ngân.
+ Cần thống kê được các thẻ với doanh thu lớn mà thường được 1 nhân viên thu ngân quét.
+ Bộ phận chăm sóc khách hàng cần thường xuyên gọi điện hỏi thăm các khách hàng thường xuyên, để nhận được các nhận xét, đồng thời biết được họ có phải thực sự là chủ thẻ hay không.
+ Sử dụng dịch vụ SMS để gửi tin nhắn tự động khi khách hàng đi mua và nhập mã vào hóa đơn bán lẻ cho khách hàng đó.
+ Bỏ chiết khấu bằng tay và nhập mã thẻ VIP tự động
4. Sai lệch do không đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán
- Hành vi: Việc mất mát do sai lệch dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là khá phổ biến tại các siêu thị, cửa hàng, doanh nghiệp tại Việt Nam. Khi nhập lại các thông tin từ hệ thống bán hàng sang hệ thống kế toán, rất dễ để xảy ra các sai sót và mất mát. Dẫn đến không đánh giá kịp thời được lượng hàng bán để nhập về, hàng hóa trong kho không kiểm kê kịp thời, có những mặt hàng đã hết nhưng trên hệ thống vẫn có, hàng bán không chạy, không có lãi nhưng vẫn được nhập về để bán.
- Giải pháp:
+ Tích hợp nhanh chóng giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán (hiện tại trên thị trường có một số công ty tích hợp như: DTC, Bravo, Fast...
+ Kiểm kê và quản lý giám sát chặt chẽ, cẩn thận số liệu.
5. Đánh tráo hàng thật, hàng giả:
- Hành vi: Khi khách mua hàng, nhân viên sẽ đánh tráo sản phẩm thật khách mua bằng một sản phẩm giả, nhái (đã được nhân viên chuẩn bị sẵn), sản phẩm thật sẽ được nhân viên chiếm dụng và bán lại để kiếm lời.
- Giải pháp:
+ Kiểm soát những đồ dùng nhân viên bán hàng được mang theo khi làm việc.
+ Sử dụng camera quan sát kỹ
Trên đây là 5 kiểu gian lận tiêu biểu trong năm 2017 tại các quầy thu ngân. Qúy khách hàng có thể tham khảo và sử dụng giải pháp hợp lý nhất để kiểm soát
>>> Giảm thiểu gian lận của nhân viên thu ngân bằng phần mềm quản lý bán hàng Online Vive
>>> Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán bàng Online Viva lên tời 15 ngày.