Tại các cửa hàng vừa và nhỏ, mỗi ca bán hàng thường có từ 1 – 2 nhân viên thu ngân. Vị trí thu ngân là rất quan trọng, đây là vị trí nhận thông tin hàng hóa, số lượng hàng hóa và các thông tin liên quan đến khách hàng. Chủ của hàng thường không trực tiếp ở của hàng và thường giao nhiệm vụ quản lý cho các nhân viên ở đây. Do đó, trí này là vị trí thường hay sảy ra gian lận nhất. Các trường hợp gian lận có thể sảy ra là gì?
1. Không ghi lại đơn hàng/không in bill cho khách
Một số trường hợp, khách hàng không lấy hóa đơn hoặc đang vội nhân viên không kịp in hóa đơn cho khách hàng nhân viên chỉ thu tiền của khách hàng. Sau khi khách hàng rời đi nhân viên không nhập lại hàng vào phần mềm hoặc sổ ghi chép, đến cuối ngày sẽ biển thủ số tiền đó, gây ảnh hưởng đến cửa hàng.
Giải pháp khắc phục
- Lắp camera giám sát tại cửa hàng.
- Thông báo với khách hàng giữ và kiểm tra hóa đơn khi mua hàng.
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm tra số lần nhập và hủy đơn hàng.
2. Kê thêm số lượng hàng hóa
Nhân viên thu ngân kê thêm số lượng hàng hóa khi giao dịch. Khi khách hàng thanh toán xong ra về, thu ngân sẽ tạo phiếu nhập trả hàng để lấy thêm tiền chênh lệch. Việc này không ảnh hưởng gì đến doanh thu của cửa hàng nhưng nếu khách hàng phát hiện ra sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín và khó khăn cho việc kinh doanh của cửa hàng.
Giải pháp khắc phục
- Yêu cầu khách hàng luôn kiểm tra hóa đơn khi thanh toán.
- Ghi nhận hoạt động bán hàng, trả hàng bằng phần mềm. Theo dõi tần suất trả hàng để phát hiện vấn đề kịp thời hơn.
- Có quy định trả hàng chặt chẽ.
Khách hàng nên kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi thanh toán
3. Lạm dụng chương trình chiết khấu
Với các trường hợp không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên thu ngân sẽ lạm dụng hình thức chiết khấu thủ công để giảm giá thu lợi bất chính hoặc chiết khấu giảm giá cho bạn bè, người thân.
Giải pháp khắc phục
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát các chương tình khuyến mãi.
- Kiểm tra chặt các hóa đơn hàng trong khi chạy chương trình khuyến mãi.
- Thông báo cho khách hàng biết các chương trình khuyến mãi đang được áp dụng
4. Thu ngân tích điểm sai quy định
Các cửa hàng sẽ có phiếu tích điểm cho mỗi khách hàng, tuy nhiên nhân viên bán hàng có thể tích điểm từ nhiều khách hàng vào một phiếu để cho bản thân hoặc bạn bè, người thân sử dụng. Dẫn đến việc chương trình khuyến mãi không đến được đúng đối tương, không làm tăng thêm doanh số.
Giải pháp khắc phục
- Thông báo cho khách hàng biết về các chương trình tích điểm, ưu đãi của cửa hàng.
- Áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, tích điểm ngay trên hệ thống để dễ dàng quản lý và CSKH thường xuyên.
Áp dụng tích điểm trên hệ thống phần mềm để tránh gian lận khi tích điểm cho khách hàng
Trên đây là một vài trường hợp gian lận có thể sảy ra ở vị trí nhân viên thu ngân. Các bạn hãy lưu ý và kiểm soát nhân viên cũng như hàng hóa tại cửa hàng tốt hơn. Đừng ngại sử dụng các công nghệ tiên tiến vào trong các hoạt động tại cửa hàng, khi sử dụng sẽ giúp bạn tránh những thiệt hại về doanh thu, thương hiệu của doanh nghiệp và giúp cửa hàng hoạt động tốt hơn.
Biên tập
Ngọc Ngọc